Doğru Depo Yönetim Sistemi’ni (WMS) seçmek için, ürünlerinizi (ham madde, yarı mamül, mamül) depolarken nelere ihtiyacınız olduğunu tespit etmek önemli olduğu gibi, seçiminizden önce entegre bir Depo Yönetim Sistemi’ne sahip oluşun faydalarını anlamak da bir o kadar önemlidir.

FSSoftware olarak yirmi yıla yaklaşan bir süredir depo yönetimi konusundaki çözümümüzü tanıtmak üzere pekçok firma ile görüştük ve hâlen görüşüyoruz. Türkiye’nin pek çok yerinde, 15 farklı sektörde 200’e yakın projemiz, hâlen çözüm olarak kullanılıyor. Bu sebeple gururluyuz. FSMobility adını taşıyan çözümümüzü sunduğumuz firmalar ile görüşürken, ne istediğini bilen, doğru soruları soran firmalar ile karşılaştığımız gibi, değişim isteğine sahip olduğu halde, firma olarak ihtiyaçlarının tespitinde zorlanan, hedef eksikliği sebebiyle gündelik çözümler içerisinde sıkışan firmalar ile de karşılaştık. Bu kılavuz bu sıkışıklığı yaşayan firmalar için özellikle…

FSSoftware olarak doğru kararların, doğru bilgiye sahip olunarak verildiğinin farkındayız. Bu kılavuzda, firmanız için Depo Yönetim Sistemi seçerken, gereken kritik bilgileri, seçim sırasında Depo Yönetim Sistemi’ne, bu sistemi size satacak olan satıcı firmaya ya da kullanıcısı olarak kendi firmanıza farklı bakış açılarından sormak zorunda olduğunuz soruları bir araya getirdik. Yirmi yıla yaklaşan deneyimimize dayanarak firmanız için doğru Depo Yönetim Sistemi’ni nasıl seçeceğinizi anlattık.

Firma olarak amacınız, ister ilk defâ depo operasyonlarınızı otomatikleştirmek, ister var olan depo sisteminizi yükseltmek olsun, bu yazımız, size firmanız için düşündüğünüz doğru Depo Yönetim Sistemi’ni bulmak için ideal bir kaynak olmak niyetini taşıyor.

Kuruluşunuz için en iyi Depo Yönetim Sistemi’ni seçmekte size yardımcı olmak bizi memnûn eder. Hattâ bunun için sabırsızlandığımızı söylersek abartmış olmayız.

Doğru Sistemi Kurun ve Planlı Olarak Başlayın

Bugün, depo verimliliğini arttırmak ve tedarik zincirinizi etkin bir şekilde yönetmek, en yüksek performansı elde etmek için kritik bir başarı faktörüdür. En yeni teknolojilerin uygulanışıyla, depo operasyonları, çalışan verimliliği ve müşteri memnuniyeti önemli ölçüde arttırılabilir. Doğru sistemi kurarak ve deponuzun ile çalışanlarınız, müşterileriniz ve satıcılarınız arasındaki etkileşimi yeniden düzenleyerek, bir yandan depo operasyonlarınızı düzene koyarken, diğer yandan yüksek yatırım getirisi elde edebilirsiniz.

Yeni Bir Sistem İçin Durum Oluşturun

Yöneticilerin çoğunun kuruluşları için bir Muhasebe Sistemi’ne karşı gösterdikleri duyarlılığın bir benzerini, Depo Yönetim Sistemleri için her zaman sergilediklerini söyleyemeyiz. Yeni bir yönetim fikrini, kuruluşunuzun üst yönetimine ya da kıdemli yönetim ekibine doğru olarak anlatmak zorundasınız. Depo Yönetimi’ne yapılacak yatırımın gerçekten gerekli olup olmadığı konusunda şüpheci olabilirler. Değişim rahatsızlık vericidir. Çeşitli ölçülebilir kriterlere ihtiyacınız olacaktır. Bu sebeple, şirketinizin hem doğrudan hem de dolaylı olarak sistemden yararlanabileceği tüm yolları belirlemek önemlidir.

Proje Ekibi Oluşturun

Firmanızın yeni sisteme geçerken nelere ihtiyaç duyacağına ve yeni sistemin hangi işlevleri içereceğine karar verecek bir Proje Ekibi oluşturun. Şirketinizin büyüklüğüne bağlı olarak, Proje Ekibi’nin üyelerini depo yöneticisi, finans temsilcisi ve bilgi işlem direktörü oluşturabilir. Bu süreçte, her bir kişinin rolünü, katılım ve karar vermek düzeyini tanımlayın. Her takım üyesinin sorumluluklarını açıkça tanımlayın. Proje ekibinizin işi yapmak için gereken kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için seçim ve uygulama aşamaları sırasında iş önceliklerini yeniden yapılandırmanız gerekebilir.

Mevcut Sisteminizi Değerlendirin

Yeni Depo Yönetim Sistemi’nizden en iyi şekilde yararlanmak için, mevcut süreçlerinize basitçe teknoloji eklemekten daha fazlasını yapmak gerekir. Yeni sistemin çözsün istediğiniz problemler hakkında, ne kadar çok bilgi sahibi olursanız, son seçiminiz o kadar başarılı olur.

Mevcut sistem prosedürlerine hangi değişikliklerin yapılmak zorunda olduğunu tartışın. Ne çalışıyor? Neler eksik? Teknolojinin sâdece mevcut süreçleri nasıl otomatikleştirebileceğini değil, aynı zamanda geliştirilebilecek diğer yolları da gözden geçirin. Takım üyelerinizin can sıkıcı, gereksiz veya etkisiz buldukları şey konusunda samimi olmalarını teşvik edin. Deponuzun müşteriler, tedarikçiler ve kuruluşunuzun departmanları ile nasıl etkileşimde bulunduğunu inceleyin. Bu iletişimleri geliştirmek için zayıf yönlere ve yollara bakın.

Beklentilerinizi Paylaşın

Süreci ve sürecin gerçekleşeceği zaman çizelgesini kabul ettiğinizde, ekibinizin her bir üyesi yeni sistem için beklentilerini paylaşır. Halihazırda mevcut olmayan yeni işlevler ve süreçler de dahil olmak üzere mevcut sistemin geliştirilebileceği yollarla beyin fırtınası yapmak için bir oturum gerçekleştirin.

İhtiyaçlar Üzerinde Fikir Birliği Oluşturun

Her bir ekip üyesi, yeni sistemin şirket için sağlasın istediği önemli işlevlerin bir listesini oluştursun. Daha sonra, bu öğeleri—örneğin Temel, Çok İstenenler veya Güzel Olur şeklinde—önceliklendirin. Ekip üyelerini, istedikleri işlevler ve kesinlikle ihtiyaç duydukları işlevler arasında ayrım yap- mağa teşvik edin. Her bir fonksiyonun rütbesini tanımlayan ekip içinde genel bir fikir birliğine varın ve daha sonra bu öğeleri öncelikli bir listede birleştirin.

Gerekli İşlevler Listenizi Oluşturun

Bir uzlaşı sağladıktan sonra, zorunlu şartlarınızı resmi Zorunlu İşlevler Listesi’ne uygun hale getirin. Gerekli İşlevler Listeniz, sahip olduğunuz tüm işlevlerinizi içeren kısa, bir veya iki sayfalık öncelikli liste olmaklıdır. Zorunlu özelliklerin listesi, gereksinimlerinizi karşılamayan sistemleri hızlı bir şekilde ortadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır.

Muhasebe Bölümü ile Entegrasyonunun Faydalarını Düşünün

Muhasebe sisteminiz ile bütünleşen Depo Yönetim yazılımının seçilişi, muhasebe ofisiniz ile depo katınız arasında tam kontrol ve bilgi akışı sağlar. Entegre bir Depo Yönetim Sistemi, depo yönetim sisteminizdeki verileri otomatik olarak muhasebe veritabanına aktararak, doğru ve güncel envanter kontrolü sağlarken, manuel müdahale ve transkripsiyon hatalarını ortadan kaldırabilir. Finansal verileriniz ile kolayca ve güvenilir bir şekilde bağlantı kurabilen, sorunsuz bir şekilde çalışan bir Depo Yönetim Sistemi’ne bakın.

Ölçümü Zor Faydaları Unutmayın

Doğru Depo Yönetim Sistemi, depo personelinizin verimliliğini en üst düzeye çıkarır. Onları sıkıcı, zaman alıcı görevlerden kurtarır ve her seferinde ilk kez doğru öğeleri seçerek onlara enerji odaklamalarını sağlar.

Şirketinizin, artan stok tutuş doğruluğu ve eski ve yavaş hareket eden stoklarla ilişkili düşük taşıyış maliyetlerinden faydalanışını sağlar.

Bu konumuzun devamı için bir sonraki yazımız Depo Sistemi’ne Geçmek İçin Ne Zaman “Doğru” Zamandır? dökümanımızı bekleyiniz.